私は、銀行に入行して、翌年にシステム部に配属され、以来、営業店を経験せずに、システム開発分野で一路に従事してきた。もう、来年には定年を向かえ、セカンドステージに突入していくわけであるが、銀行員生活の大半を某社製のコンピュータとともに歩んできた人生であった。自分の人生には悔いはないのであるが、某社のＳＥ、営業の方から学んだことが現在の人生の糧になっている部分が多く、感謝している。 　

　私が当初、関わった時は、１１００−４０というコンピュータであり、使用言語はＦＯＲＴＲＡＮでした。途中で、言語はCOBOLに変りましたが、ホストコンピュータという堅牢な箱のなかで、箱庭をつくるような作業でした。ハードデスクに関しても、全システムで使用していた容量が１ＧＢには満たない状況であった。この時から、３０年を経て、コンピュータはハード面、ネットワーク面において、長足の進歩を遂げている。現在では、家庭の末端まで、ブロードバンドにて大量データ通信を行うことが実現できている。

 この環境の中で、昨今、注目しているWeb技術としては「SNS（ソシアルネットワークシステム）」である。SNSに関しては、オープンソース「OpenPNE」を使用して、短時間に安価な費用で構築することができる。具体的には、取引先と企業との親密な情報交換、企業からの最新商品情報の提供、取引先同士の意見交換をこのサイト上で実現することができる。メニューとしても、特に活用したいのは、コミュニティである。今までは、企業と取引先という１対１の関係のダイアログであったが、ビジネス目的によって、コミュニティを立ち上げて、このコミュニティに中で、「キタンのないダイアログ」を通じて、情報交換ができる。
　また、企業からは、メッセージというメニューを活用、各取引先に対して、金融情報を提供することができる。企業主催のイベントに関しても、各取引先のスケジュール設定することができ、周知徹底が短時間に実現できる。通常のSNSでは「友達を誘う」メニューによってコミュニティの参加者を増やしていくことになり、各企業の担当者をコミュニティの課題によって参加者を入れ替えることにより、活発な意見交換を生み出すことができる。

 メニューとしての「日記」に関しては、各取引相手企業のPRをこの中に表現することができる。記入することによって、各企業のこのサイトアクセス時のトップ画面に最新情報として表示されるので、各企業の最新ニュースを他の参加企業に周知することが可能となる。企業において、「顧客」「競合他社」「自社」に対する点としての一対一の情報交換スキーム、また、３箇所のステークホルダに自社を中心に「面」としての情報共同体を場面ごとに提供することができるのが、WEB2.0時代の企業の情報システムであると考える。

 ホストマシン系金融情報システムに長年携わってきて某社製の汎用機と格闘してきたわけであるが、ホストマシンには長年の蓄積あり、技術的にも枯れたシステムであり、安定性、可用においても優れたシステムであった。ただ、WEB2.0時代のWEBシステムにおいては、まだ、経験が少なく、芽がふいたばかりの状況である。この芽に花が咲くようにホスト系システムで培った各種の技術を肥やしとして与え、育てることが必要であると考える。

皆さんの会社にはどれぐらいの社員がいらっしゃいますか？

社内の人間が数人であれば、毎朝顔を見ることができ、その場でコミュニケーションができます。ところが壁をへだてて別の部署が設置された、営業所ができたなど組織の人数が増えるに従い、「情報の共有化」が重要となります。

少し前までは社内報や回覧、四半期毎の業績報告会などで工夫していましたが、今はグループウェアという便利なソフトがあります。

グループウェアは冷蔵庫の扉

グループウェアとは社内の情報共有を支援するためのソフトです。色々な機能から構成されており、代表的なところでは電子会議室、電子掲示板、スケジュール表、会議室の施設予約などがあります。<

家庭で冷蔵庫の扉によくマグネットでスケジュール表や子供への伝言を書いたりして情報を共有しますが、冷蔵庫の扉が電子化されたものと考えると分りやすいでしょう。

経済学に「ネットワークの経済」という言葉があります。ネットワークの利用者が増えれば増えるほど、経済的価値が増大するという考えです。つまり1+1が3にも5にもなります。情報の共有化が進むと、会社にとって新しい価値が生まれることになります。

グループウェアを導入したら情報の共有化が進む？

話はそう単純ではありません。
例えば全員がグループウェアを使いこなせれば問題はありませんが、一人でも使えないと、例えば社長からの重要メッセージが伝わらないこととなり、従来の回覧を復活させるなど別の手段を講じなければなりません。これではペーパーレスにもなりませんし、スピード化にもなりません。
グループウェア導入の前にまずはワープロや表計算を全員が使えるように情報リテラシー教育を行います。次にメールを皆が使いこなせるよう教育する等、段階を踏んでグループウェアを導入する必要があります。

返事を返す

色々な会社で「社員の情報リテラシー能力に関して問題はないと思い、グループウェアを導入したが、今ひとつどうも活発に使われていないようだ。」という話をよく聞きます。
これは社長がやらないといけないことをやっていないのが原因です。

組織が大きければ上司でもかまいませんが、社員が会議室に書き込んだ内容に対し、社長がちゃんと返事を書き込んでいますか？

グループウェアは見ているだけでは駄目で、返事をしないと、情報の共有化が進みません。

社員にとって社長や上司が見るかもしれない会議室に書き込むことは、それなりの勇気がいります。書いた本人はどんなアクションが返ってくるだろうかと期待していたのに、何もフィードバックがないと誰も見ていないのではと不安になり、やがて書き込む気力がなくなります。

朝、出社して、「お早う！」と声をかけたのに、誰も挨拶を返してくれなければ、二度と挨拶なんかするものかという気になるのと同じです。

返事をすることにより書いた本人はもとより、その内容を見ている他の社員にもちゃんと上司や社長は見ているし、返事があるものだということが分ります。

最初は批判をしない

ただし、「なんだ、そんな書き込みをして。」という返事はご法度です。これではへたなことを書き込むと叱責されるかもしれないと、ますます萎縮してしまいます。

また書き込む内容も生の情報ではなく、オブラートを包んだ表現の情報になってしまい、本当の問題が埋没してしまうことにもなりかねません。

まず社長としてグループウェアで情報の共有化を進めると宣言し、書き込まない人間より、書き込む人間を評価すると皆に言うことが大切です。書き込みが増えてくれば質も向上していきます。

ほめるのが苦手なら行動を認める

社長の返事ですが、「この提案はここがなかなかよい」等、できたらよい点を見つけてほめるようにしましょう。人間ほめられたり、認められるとうれしいものです。次もがんばって書き込みしようという気になります。

忙しく返事を書いているような、そんな時間はとても捻出できないというのならば、言葉で言うのも効果的です。「この間の書き込みの内容はよかった。」でかまいません。

社員を面と向かってほめるなんて恥ずかしいという方は、行動を認めるのも一つです。

「きっちり書き込んでいるな。いつも見ているよ。」の一言でかまいません。実はこれはコーチングスキルの一つなのですが、効果的です。ただし、そういう言葉をかけている姿を他の社員に見せることが大切です。

グループウェアは導入する最初の立ち上げが肝心です。

書き込みが活性化されると、皆が色々な情報があって価値があると思い、あとは自然と情報の共有化が進みます。つまり「ネットワークの経済」が実現できるようになります。

情報共有化をすすめるための極意

■社長がやらないといけないこと ・社員の書き込みに返事をする。 ・書き込まない社員よりも書き込む社員を評価すると明言する。 ・ほめるのが苦手なら行動を認める。

■社長がやってはいけないこと
・書き込みの内容を批判する。

IT実践するにあたって、簡単に取り組める、お手軽なツールをご紹介しようと思います。

 

皆さんのなかには既にエクセルを活用しておられる方々がたくさんみえると思います。

業務内容が安定してくると、毎回同じエクセル操作を繰り返していることに気づかれるのではないでしょうか。

 

毎回同じ操作なのだから、１クリックで自動化できれば作業効率もあがるのに、と思いませんか。

たとえば、いつも集計した値を別帳票にコピーし、印刷する。またはいつも同じデータを参照していて並ぶ順番が違うだけ等。

 

これらの操作を自動化するにはVBAを使えば可能です。

でもプログラムを作るとなると、とても敷居が高くなってしまうでしょう。

そこで、ボタンを配置して、行いたい操作のプロパティを設定するだけでできてしまうというツールがアドオンソフトとして販売されています。

 

それは、Sｔｉｌｌ　(http://www.still.co.jp/)　といいます。　

 

これで通常エクセルで行っている業務をそのままシステム化してしまえるというメリットもあると思います。

このソフトは、データベースとも連携できる機能もあるので、だんだん大企業の導入するソフトに負けないようなすごいシステムにも発展する可能性もあります。

柔軟なカスタマイズ性があり、自由に修正ができるので、将来の更新をみこんで最初から大きなシステムをＳｔｉｌｌを使って開発する場合もあります。

 

実際に私も使ってみて重宝しています。ご紹介したお客様もよろこんで使っていただいています。興味があれば、ご相談にも乗れますので、ご連絡ください。

 

多湖